Ein Cockpit für euer ganzes Unternehmen.

Vollständiges Belegwesen für ausgehende Dokumente je Firma — von Angebot bis Storno, GoBD-konform.

• Belegarten: Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung, Abschlags-/Teil-/Schlussrechnung, Gutschrift, Lieferschein, Brief
• Nummernkreise je Belegart und Firma (Format, Zähler)
• Briefpapier je Firma (PDF-Hintergrund, Logo, Fußzeilen)
• Beleg umwandeln (Angebot → AB → Rechnung → Gutschrift) und duplizieren („Als Vorlage")
• Angebote öffentlich teilen mit Annahme/Ablehnung
• Textvorlagen je Belegart (Kopf/Fuß, Standard-Vorbelegung)
• Status-Tabs inkl. Fällig-Filter mit „Seit X Tagen"-Anzeige
• Dauerbelege / Abo-Rechnungen mit Assistenten
• USt-Regelungen: § 4 steuerfrei, § 13b Reverse Charge, EU-Lieferung, Drittland (inkl. PDF-Hinweis)
• XRechnung / EN-16931-E-Rechnung
• Belegversand direkt aus dem System (E-Mail, Post, SMS mit Versandprotokoll)
• Digitale Angebots-Signatur mit Protokoll-PDF (Sitzung, IP, Gerät, Browser)
• Entwurfs-PDF mit diagonalem ENTWURF-Wasserzeichen
• Storno-Workflow: Stornogutschrift als Gegenbeleg, Original GoBD-konform erhalten

Offene Posten im Blick, mehrstufiges Mahnwesen und der Übergang ins Inkasso/Recht.

• 360°-Cockpit mit klickbaren Fälligkeits-Buckets (Rechnungsliste mit Verzug und Mahnstufe)
• Offene-Posten-Liste mit Teilzahlungs-Saldo
• Mahntexte je Stufe editierbar (Platzhalter für Firma, Nummer, Betrag, Frist)
• Mahnläufe mit Betragsschwellen und Eskalationsfristen
• Mahnung per E-Mail, Post (auch Einschreiben mit Zustellnachweis) und SMS
• Inkasso-Probelauf (Testrechnung durch die volle Mahnkette)
• Ein-Klick-Übergabe der kompletten Akte ans Rechtsmodul
• Wiedervorlage-Dashboard (offene Vorgänge, Fristen, Entwürfe)
• Automatische Zahlungszuordnung aus Kontoumsätzen
• Mahnsperre je Beleg

Rechtsfälle als Kanban-Board mit Fristen-Automatik, Ratenplänen und Partner-Zugang.

• Fall-Board über 7 Phasen (Kanban) mit Drag & Drop
• Bidirektionaler Ticket-Sync mit konfigurierbarem Phasen-Mapping
• Sync-Bilanz und Status-Inventar mit Warnliste
• Übergabepaket-Checkliste als hartes Gate
• Ratenpläne mit Verzugs-Eskalation
• Fristen-Automatik (Verjährung 6/3/1 Monate, Langzeit-Wiedervorlage titulierter Forderungen)
• Zins-Berechnung (Basiszins + 9/5 Prozentpunkte)
• RVG-Kostenauswertung (1,3-Gebühren-Staffel)
• Zahlungs-Abgleich je Fall
• Partner-Portal für Rechtsdienstleister mit eigener Sicht

Kontoauszüge massenhaft einlesen, Umsätze anreichern und sauber zuordnen.

• Kontoauszug-Massenupload (PDF/JPG/PNG/CSV/XLSX + ZIP) mit KI-Auslesung
• Auto-Firmenzuordnung per IBAN, Umbenennung nach Schema, Dubletten- und Lücken-Erkennung
• Kontostände als Anker + Tagesend-Zeitreihe je Konto
• Kategorie- und Verwendungszweck-Harmonisierung mit lernenden Regeln
• KI-Anreicherung je Umsatz (Kategorie-Pills mit KI-Kennzeichnung)
• Kreditkartenabrechnung auflösen (PDF → Einzelposten je Kategorie mit Summen-Check)
• Transaktions-Splitting (Sammelbuchung in Posten zerlegen, manuell oder per KI)
• Rücklastschrift-Matching
• Bank-API-Anbindung (FinTS/finAPI) — vorbereitet, Anbieter-Entscheidung offen geplant

Planungs-Matrix, Szenarien und Controller-Kennzahlen über alle Firmen.

• Planungs-Matrix (Kategorien × Monate, Ist automatisch, Plan editierbar)
• Szenarien Best/Base/Worst
• Forecast aus Debitoren und Kreditoren
• Lernende Kategorie-Vorschläge, Firmen- und Kategorie-Filter
• Controller-Kennzahlen (Ertragslage, Kostenquoten mit Ampel, Liquiditäts-Karten)
• Kreditkarten-Einzelposten fließen in die Matrix ein
• Konsolidierte Gruppen-BWA mit herausgerechneten konzerninternen Umsätzen
• Bankpaket-PDF (BWA, OP-Listen, Liquidität) je Firma und für die Gruppe
• Tilgungspläne aus Darlehen/Leasing als Abflüsse im Planungsraster geplant
• Ausbau des Szenario-Forecasts (Best-/Worst-Case) geplant

Vorbereitende Buchhaltung mit Auswertungen und Export an die Steuerkanzlei.

• GuV- und UStVA-Ansichten
• BWA mit Ertrags-/Aufwands-Gegenüberstellung je Jahr und Vorjahresvergleich
• Konten und Kostenstellen, Fixkosten
• Kassenbuch
• Anlagenbuchhaltung und AfA (linear/degressiv mit Wechsel, GWG-Sofortabschreibung)
• Intercompany-Weiterbelastung: eine Firma zahlt, anteilige Umlage an Schwesterfirmen mit Gegenbeleg
• Kreditkarten-Sammelbuchung per KI in Einzelposten auflösen
• Eingangsrechnungen und Lieferanten mit Kreditorennummern
• Zahlungszuordnung
• DATEV-Buchungsstapel (EXTF Format 700, SKR03/04, gemischte Steuersätze)
• Steuerberater-Export mit Nur-Lese-Zugang
• Direkte ELSTER-Übertragung (Ansichten vorhanden, Übermittlung folgt) geplant

KI-Belegerkennung, automatische Ablage und Freigaben — ein Eingang für alles.

• DMS mit KI-Belegerkennung, Vorgangs-Zuordnung, automatischer Ablage und Umbenennung
• Belegakte über alle zusammengehörigen Belege eines Vorgangs
• Kontoauszug-, Vertrags- und Belegabruf-Import über eine gemeinsame Aufnahme
• ZUGFeRD/XRechnung-XML-Extraktion (ohne KI)
• Dateien und Freigabe-Links mit Ablaufdatum und Kennwort
• PDF-Vorschaubilder und Kompression
• Termin-Erkennung mit Kalender-Einladungen (Anfahrt/Termin/Rückfahrt) inkl. Scan-Anhang
• Automatische Fristen-Erkennung beim Import (Widerspruchs-, Einspruchs-, Zahlungsfristen)
• Freigabe-Workflows (Rechnungsfreigabe) und Due-Diligence-Export geplant

Digitale Personalakte, Zeiterfassung und Abwesenheiten — für ERP und Mitarbeiterportal aus einer Quelle.

• Gemeinsame Personalakte (ERP + Mitarbeiterportal) mit Änderungs-Workflow und Protokoll
• Vollständige Stammdaten (Person, Kontakt, Beschäftigung, Vergütung/Bank, DATEV, Notfallkontakt)
• Mitarbeiter-Notizen und Erinnerungen (Vertragsende, Probezeit-Ende u. a.)
• Zeiterfassung: Stempeluhr, harmonisierte Zeiten aus mehreren Quellen, Feierabend-Sperre
• An- und Abwesenheiten mit Teamkalender, Monatskalender, KPIs und Überstunden-Historie
• Abwesenheitsantrag mit Genehmigungs-Workflow, Stellvertretung und eAU-Hinweis
• Anwesenheits-Board in Echtzeit (Kommt/Geht, Standort, Tages-Gesamtzeit)
• Performance: Feedback, Beurteilungszyklen mit Fragebögen, Ziele (OKR-light)
• Schichtplanung (Monatsplan, Besetzungs-Ampel, Serien, Mindestbesetzung)
• Vollkosten und Stundensätze mit exakten AG-SV-Beiträgen je Kasse
• AAG-Erstattungen (U1/U2-Abgleich Krankheitstage ↔ Kassen-Erstattungen)
• Urlaubskontingente, Personal-KPIs, Organigramm
• Feiertage automatisch je Bundesland des Mitarbeitenden
• Vergütungsbestandteile mit Gültigkeit, Austritts-Dokumentation
• Tagesgenehmigung der Zeiterfassung je Mitarbeiter und Tag
• Arbeitszeit- und Urlaubsmodelle (Vollzeit/Teilzeit/Minijob/Werkstudent) mit Zuweisung je Mitarbeitendem
• Arbeitsvertrags-Generator (Personalien, Arbeitszeit, Vergütung inkl. VWL/Urlaubs-/Weihnachtsgeld, Probezeit)
• Zeiterfassungs-Clearing: Netto-Arbeitszeit-Abgleich zwischen Stempeluhr und HR-System (z. B. TimeMoto ↔ Personio)
• Personalpost mit Zustellung und Lesebestätigung
• Automatischer Lohn-Import und Admin-Umbewertung einzelner Zeitblöcke geplant

Vom Bewerber bis zur Unterweisung — Onboarding und Nachweise inklusive.

• Bewerbermanagement mit Anbindung an Recruiting-Plattformen
• Kurse und Onboarding (Videokurse mit Sektionen, Lektionen, Lernfortschritt)
• On-/Offboarding-Checklisten
• Arbeitsschutz-Unterweisungen mit Bestätigung und Nachweis
• Arbeitsschutz-Ausbau: Zielgruppen je Abteilung, Risiko-Matrix, Eskalation bei Überfälligkeit geplant

Kundenstamm und Pipeline über alle Firmen der Gruppe — die Marketing-Suite folgt.

• Kundenstamm und Kunden-360° (Ø-Zahlungsdauer, offene Posten, Historie)
• Gruppen-Kundensuche über alle Firmen und Buchhaltungs-Instanzen (inkl. Live-Scan)
• CRM-Übersicht und Pipeline (Kanban mit Deal-Phasen, Forecast)
• Marketing-Suite: Beitragsplanung, Newsletter-/E-Mail- und WhatsApp-Kampagnen, Reichweiten-Analyse geplant
• Formular-Builder und Automatisierungs-Rezepte geplant

Fahrzeuge, Geräte, Verträge und Objekte — relational verknüpft statt in Listen verstreut.

• Fahrzeuge mit Fahrzeugschein-Upload, HU/TÜV-Fristen und Mitarbeiter-Zuordnung
• Geräte und Überlassungen mit Übergabeprotokoll
• Finanzierungen und Leasing, konzerninterne Darlehen, Mietverträge
• Verträge und Notariat mit Kündigungs-Vorwarnfristen
• Immobilien (Objekte, Mängelliste als PDF, Abhaken)
• Inventar: Schlüssel, RFID, Funksender, Kreditkarten, Softwarelizenzen
• Beschaffungs-Workflow: Antrag → Genehmigung → Bestellung → Empfang → Überlassungserklärung

Drei Außenportale auf demselben Datenbestand — jede Rolle sieht nur ihren Bereich.

• Kundenportal: Dashboard, Belege, Aufträge, Anfragen & Service, Dateien, Profil
• Mitarbeiterportal: An-/Abwesenheit, Performance, Team, Kurse, Dokumente, Kassenzettel-Upload
• Partnerportal: Fall-Board, Sync, News, Profil
• Live-Chat Kunde ↔ Team mit KI-Übergabe, Übernahme und Verlauf
• Chat-Zentrale über alle Firmen (Meine/Alle Chats, Ton und Badge)
• Zweistufiger Login mit Zwei-Faktor-Pflicht (TOTP, SMS)
• Messaging-Kanäle (WhatsApp, Instagram, Messenger, Website-Widget) geplant

Internes Portal mit Baukasten-Widgets, News und Ankündigungen.

• Intranet-Builder (Sektionen, Kacheln mit flexibler Breite und Höhe, Drag & Drop)
• 10 Widget-Typen (Feiertage je Bundesland, Geburtstage, neue Kollegen, Zitate u. a.)
• News und Ankündigungen mit Feed
• Wissensdatenbank mit Artikeln, strukturiertem Seitenbaum und semantischer Suche
• DMS-Dokumente als Wissensquelle aufnehmen und indizieren (rollen- und firmenabhängig)

Der Assistent im Cockpit — rollenbasiert, serverseitig abgesichert.

• Berechtigungsmatrix (Rolle × Themenbereich, serverseitig erzwungen, Verstoß-Protokoll)
• Datenagent im ERP (Auskünfte über Firmendaten), enge Portal-Modi
• Navigation per Zuruf (öffnet Seiten, scrollt zur Sektion, setzt Filter)
• Aktionen (Tickets anlegen, Chat an Menschen übergeben)
• Sprachdialog (freihändig: Pause-Erkennung, automatische Antwort-Vorlesung)
• Ankündigungs-Wächter und harte Timeouts an allen Aufrufstellen
• Harte technische Demo-Sperre und Tabellen-Whitelist je Rolle geplant

Angedockt an Buchhaltung, HR, Zeiterfassung, CRM, Ticketing und mehr.

• Buchhaltungs-Anbindung mit mehreren Instanzen je Firma
• HR-, Zeiterfassungs-, CRM- und Ticket-System-Anbindungen (bidirektional)
• HubSpot-Explorer: importierte CRM-Objekte durchsuchen und anzeigen
• Afterbuy-Connector (XML-API) für E-Commerce-Aufträge in einer quellenneutralen Auftragstabelle
• Automatischer Belegabruf und E-Commerce-Anbindung
• Vorbereitete Direkt-Anbindungen: PayPal, DATEV-Sync, ELSTER-UStVA, eAU
• Briefversand-Dienst (Post und Einschreiben mit Zustellnachweis)
• E-Mail-Versand (SMTP je Firma) und SMS-Versand
• Posteingangs-Import aus Microsoft 365
• Externe-Partner-Verzeichnis (14 Kategorien) mit KI-Anlage und -Vervollständigung
• Alle API-Zugänge mit Live-Test, Sperr-Logik und maskierten Schlüsseln

Benutzerzentrale, Whitelabel und Härtung — gebaut für den Dauerbetrieb.

• Benutzerzentrale für alle vier Portale (Freischaltung, Konto-Aktionen)
• Einladung per E-Mail und SMS, Passwort- und 2FA-Reset, Sperren
• Portal-Einsprung: als Geschäftsführung direkt ins Mitarbeiter- oder Kundenportal springen
• Feature-Flags: Sektionen je Rolle sichtbar/unsichtbar schalten
• E-Mail-Digest: tägliche/wöchentliche Zusammenfassung fälliger Belege, Anträge und Anfragen je Nutzer
• Besuchermanagement (Vor-Ort-Termine, Empfang)
• Patch-Management mit Status, Logs und kontrollierter Ausführung
• Whitelabel/Branding je Firma (Logo, Farben, Favicon, Impressum)
• Setup-Assistent, Audit-Log, Sicherheits-Härtung (CSP, Path-Traversal-Schutz)
• Build-Wache mit automatischem Cache-Refresh bei neuem Deploy